Alle Unternehmen brauchen eine Art von Software und das tagtäglich. Bei vielen ist es ein wichtiger Faktor für den Geschäftserfolg. Jedoch verfügt auch Software über eine Lebensdauer, in der Regel 5 - 10 Jahre (je nach Branche).
Vor allem wenn ein Unternehmen wächst, hinkt dann die Software hinterher, wenn sie nicht auf den neuesten Stand gebracht wird.
Die Suche nach neuen Softwarelösungen kann Probleme und Ineffizienzen beheben und Teams bei der Entwicklung innovativer Produkte und Dienstleistungen unterstützen.
Und aus welchen Gründen genau sollte man nun eine neue Software für das Unternehmen anstreben?
Gründe für die Einführung einer neuen Software
Ladezeiten sind unerträglich
Ältere Software kann mit der Zeit sehr langsam werden.
Je grösser die Datenbank wird, desto länger brauchen die Requests (Anfragen an die Datenbank) um eine Antwort zu geben. Das kann sein, wenn das Programm für einen Zweck geschrieben wurde, aber das Unternehmen gewachsen ist. Dies kann zu langen Ladezeiten bei verschiedenen Schnittpunkten führen.
Diese verhindern MitarbeiterInnen bei der Arbeit und für Kundinnen und Kunden ist das sehr mühsam.
Automatisierung von manuellen Arbeiten
Es gibt verschiedene Softwarelösungen für die Automatisierung von sich wiederholender Geschäftsprozesse.
Aus welchem Grund sollte ein Unternehmen Aufgaben weiterhin manuell ausführen, wenn sie automatisiert werden können? Ein banales Beispiel wäre die Sendungsverfolgung bei Paketzustellungen. Durch Scannings und Standortermittlungen kann ich auf meinem Smartphone den Status meines Pakets verfolgen.
Dies geschieht alles automatisiert. Ich kann mir nicht vorstellen, dass MitarbeiterInnen manuell eine SMS schreiben oder anrufen um den Status eines Pakets zu kommunizieren.
Bestehende Software ersetzen
Auch tausend Zeilen von Code müssen manchmal ersetzt werden.
Die Notwendigkeit, bestehende Software zu ersetzen, kann sich aus veralteten Systemen, einem Wechsel der Tätigkeit oder veränderten Softwareanforderungen für Geschäftsprozesse ergeben. Wenn z.B. ein neues Kassensystem eingeführt wird, weil es neue und beliebtere Zahlungsanbieter gibt (ja, ich rede von Twint).
In unserer schnelllebigen Zeit ist es wichtig sich dem Markt anpassen zu können und Lösungen anzubieten.
Software Update
Ein Update kann über mehrere Facetten verfügen.
Das Update kann eine neue Schnittstelle und andere Funktionen beinhalten, um den aktuellen Bedarf des Geschäftsgangs zu decken. Oder es dient zur Abdeckung von Sicherheitsrisiken. Verschiedene Hacker weltweit versuchen tagtäglich in bestehende Systeme reinzukommen. Da wird die eine oder andere Lücke bekanntgegeben.
Daher ist es wichtig Updates zu diesen Risiken zu machen, um das Unternehmen und das digitale Gut zu schützen.
Ab wann rentiert sich die neue Software?
Es macht Sinn, den ROI der neuen Software zu berechnen
Es macht durchaus wenig Sinn, massgeschneiderte Software für Kernfunktionen wie Buchhaltung, Gehaltsabrechnung, Umsatzsteuer, Inventar und CRM zu entwickeln.
In diesen Gebieten gibt es bereits sehr viele Optionen die ziemlich nahe an Kundenbedürfnisse rangehen. Aber wenn es wirklich keine Software gibt, die das tut, was man braucht, dann hat man keine andere Wahl. Vor allem wenn es eine gute Gelegenheit ist eine erhebliche Effizienzsteigerung zu erzielen.
Die Erstellung eigenen Codes lohnt sich, wenn der ROI (Return On Investment) stimmt.
Kosten
Dieser Punkt ist simpel. Hier kann man einfach die Kosten auflisten, welche dank der Software wegfallen. Als Beispiel ein analoges System, welches mit einem Digitalen ersetzt wird. Da berechnet man die Kosten des Systems selbst, die Wartung, Reparatur und Ersatzteile.
Ebenfalls in dieser Gleichung befinden sich Kosten die auftreten bei Systemausfällen. Mir ist durchaus bewusst, dass dies bei digitalen Systemen auch vorkommen kann (*hust PostFinance). Jedoch ist die Behebung meist schneller und der Ausfall dementsprechend kürzer (meistens).
Zeit (=Kosten)
Zeiteinsparungen sind etwas schwieriger zu messen, da meist nicht bewusst ist, wieviel Zeit aktuell gebraucht wird.
Jedoch ist eine Kalkulation der Zeiteinsparung sehr wichtig. Als Beispiel haben wir Alfredo, welcher in einer Baufirma in der Administration arbeitet. Um Aufträge zu erfassen nutzt er ein (längst) veraltetes Excel. Pro Auftrag braucht Alfredo ca. 30 Minuten. Mit einer neuen Software würde er z.B. nur noch 10 Minuten brauchen. Bei 100 Auftragen pro Jahr sind das über 30 Stunden!
Dies kommt Alfredo gut entgegen, den wegen den Rechnungen muss er immer Überstunden machen, da er für die Aufträge so lange hat.
Zufriedenheit
Ein weiterer Faktor ist die Zufriedenheit der Nutzerinnen und Nutzer der Applikation.
Wir kennen es alle. Wir wollen etwas erfassen und bereits beim Eintragen der Daten lädt das Programm lange. Dann beim Absenden gab es einen Fehler und man muss es noch einmal eingeben. Beim nächsten Mal klappts dann.
Wenn das jetzt jede Woche 10 Mal auftritt, ist es für alle Beteiligten nervenaufreibend und mühsam.
Kosten der Software
Natürlich muss man noch wissen wie viel eine Softwarelösung kostet, damit man dies mit gegenrechnen kann.
Um diesen Prozess einfacher zu gestalten, und damit Kundinnen und Kunden einen Anhaltspunkt haben, verfügen wir über einen Kostenrechner. Mit diesem Kostenrechner erhält man eine ungefähre Angabe wie viel die Applikation kosten wird.
Einfach ausprobieren: Zum Rechner
Und wo anfangen?
Die ersten Schritte zur neuen Software
Nun hat man sich für eine neue Software entschieden. Was sind die nächsten Schritte?
Als erstes gilt es Angebote von verschiedenen Agenturen einzuholen. Dabei sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Preisspanne und Leistungsumfang
- Sind sie glaubwürdig und erfahren auf dem Gebiet?
- Wie skalierbar ist die Software?
- Welche versteckten Kosten gibt es?
- Feedback von früheren Kunden
- Integration mit aktuellen Systemen
- Kann Anbieter unter Umständen Schulungen für MitarbeiterInnen anbieten?
- Wie sieht es mit Updates und Upgrades aus?
Alle Antworten auf diese Fragen können bei einem unverbindlichen Gespräch beantwortet werden.
Smartfactory AG ist by the way eine Software Agentur, welche Apps für Web, iOS und Android programmiert. Um zu sehen, ob wir die obigen Punkte erfüllen, können Sie unser Angebot hier einsehen.
Bei einem Erstgespräch werden sämtliche wichtige Aspekte besprochen.
Bei einem Full Service Betrieb wie bei uns, bedeutet das Konzeption, Design, Umsetzung, Testing und den Betrieb der Software. Wie ich im obigen Abschnitt erklärt habe, ist es wichtig die Software regelmässig auf den neuesten Stand zu bringen, um sich vor Sicherheitsrisiken zu schützen.
Fazit
Es gibt verschiedene Gründe warum und wann sich eine neue Software lohnen kann.
Diese Punkte haben wir in diesem Artikel bearbeitet. Es gilt den Unternehmen sich die Frage zu stellen, ob und wie massiv diese Punkte auf sie zutreffen.
Wenn das bei Ihnen zutrifft, dann melden Sie sich bei uns kommen Sie für ein unverbindliches Gespräch vorbei.
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