Projektmanagement scheint so einfach zu sein.
Sie setzen eine Deadline. Sie legen ein Budget fest. Sie wählen die richtigen Leute aus und das Projekt wird durchgeführt.
In Wirklichkeit ist das Projektmanagement selten (eigentlich nie) einfach. Die falschen Leute werden zum Projekt zugewiesen. Die MitarbeiterInnen wissen nicht, was von ihnen erwartet wird oder erhalten widersprüchliche Informationen. Der Scope kann sich ändern. Fristen werden nicht eingehalten. Um es kurz und bündig auszudrücken: Es passieren Dinge.
Was können Unternehmen und Projektmanager also tun, um die Chancen zu erhöhen, dass IT Projekte rechtzeitig und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden?
7 Schlüssel Elemente für Projekt Management
Vorbereitung ist die halbe Miete
Bereits bei der Vorbereitung können wichtige Schritte eingeleitet werden, um den restlichen Verlauf des Projekts angenehmer zu gestalten.
In diesem Schritt sollten sämtliche Projektdetails von A bis Z besprochen und klar definiert werden. Natürlich werden unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Jedoch gilt es einen Notfallplan auf der Seite zu haben, falls man vom Weg abkommt. In der Vorbereitung sollten Liefertermine, Budget Schätzung und sämtliche offene Fragen bearbeitet und klar definiert werden.
Wichtig dabei ist, dass sämtliche Parteien auf dem gleichen Stand sind und die Vorbereitungsmassnahmen gemeinsam absegnen (in der Regel ein OK der Stakeholder).
Die richtigen Köpfe
Matchentscheidend für ein erfolgreiches IT Projekt sind die richtigen Personen im Team.
Wichtige Fragen, welche in der Vorbereitungsphase behandelt werden, kommen hier ins Spiel. Welche Fähigkeiten und Skills sind in diesem Projekt vonnöten? Über welche Ressourcen verfügen wir? Müssen wir externe hinzuziehen? Beachten Sie, dass ebenfalls die Grösse des Teams wichtig ist, zu viel oder zu wenig Personal wirkt sich auf den Erfolgsfaktor aus.
Aus Erfahrung kann ich sagen, eine Grösse von maximal 6 bis 10 Personen ist ideal. Wenn es mehr benötigt, sollten Sie das Projekt aufspalten und zwei Teams bilden.
Meilensteine setzen
Legen Sie mehrere Meilensteine fest und überprüfen Sie diese häufig, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.
Wenn nur langfristige Ziele gesetzt werden, läuft die Gefahr, dass Schwierigkeiten nicht frühzeitig erkannt werden. Dies führt wiederum dazu, dass Massnahmen zu spät und mit schwächerem Effekt eingesetzt werden. Bei häufigen Meilensteinen behalten Sie den Überblick und können Herausforderungen früher entgegensetzen.
Somit sichern Sie sich die Gewissheit, dass Ressourcen effizient genutzt werden.
Verantwortung und Deadlines
Gerade wenn mehrere Personen an einem Projekt arbeiten, ist es wichtig Deadlines und Aufgaben zu bestimmen.
Um von Anfang an Klarheit zu schaffen, ist ein Projekt Kickoff sehr hilfreich. Dabei setzen sich alle beteiligten Personen zusammen und werden für das Projekt gebrieft. Hier werden die Verantwortlichkeiten bestimmt, die Deadlines und Meilensteine kommuniziert und allenfalls Unklarheiten aus dem Weg geräumt.
Bei Smartfactory wird zu jedem Projekt ein Kickoff durchgeführt, um von Anfang an das Team über das Projekt aufzuklären.
Vermeiden Sie den Adler
Es ist in Ordnung wenn Sie sich regelmässig mit den Mitgliedern des Projekts austauschen.
Lassen Sie ihnen jedoch Raum zum Arbeiten, ohne dass sie das Gefühl bekommen, micromanaged zu werden. Hier ein Gleichgewicht zu schaffen, ist der Schlüssel um sicherzustellen, dass die Arbeit erledigt und das Team sich befähigt fühlt, ihre beste Arbeit zu leisten.
Denn es gibt nichts nervigeres als ein paar Augen, welches 24/7 über die Schultern einen beobachten.
Eine florierende Umgebung
Stellen Sie sicher, dass Sie ein gutes System für die Verwaltung des Projekts haben, das jede und jeder nutzen kann und will.
Ein gutes Tool kann Ihnen sehr behilflich sein. Wir nutzen für unsere Verwaltung der Projekte Clickup (Boards). Mit diesem Tool und dem Agile/SCRUM Ansatz stellen wir sicher, dass wir auf Kurs bleiben und die Übersicht behalten.
Als Kommunikationsmittel zwischen Kunden, Software Engineers und Project Managers nutzen wir Slack.
Vorsorge kommt vor Sorgen
Planen Sie Zeit und Budget für Änderungen und Fehlerbehebungen ein.
In der Technologiebranche scheinen sich Projekte nicht immer genau an die Spezifikationen zu halten. Um Probleme zu vermeiden und Zeit zu sparen, sollten Sie zusätzliche Zeit für Spezifikations Änderungen, Anfragen und Fehlerbehebungen einplanen.
Sie werden sich später dafür danken!
Dito.
IT Projekt Management ist eine Kunst für sich.
Mithilfe den sieben Schlüssel Elementen kann Ihr nächstes IT Projekt zum Picasso werden. Beherzigen Sie die oberen Anregungen und setzen Sie sie auch tatsächlich um. Damit minimieren Sie die im Intro beschriebenen Horrorszenarien.
Nicht sicher wo ansetzen? Smartfactory entwickelt mit Herzblut und Sachverstand Software. Am Firmensitz in Biel setzen wir für namhafte Grossunternehmen und KMU in der ganzen Schweiz spannende Projekte um.
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