Dies ist der zweite Blogbeitrag einer Serie, in der unser Trainee Kenny Wolf ein Tagebuch über unseren Weg zur ISO 9001:2015 Zertifizierung führt. Meinungen sind subjektiv und müssen nicht zwingend die Meinung der ganzen Firma wiedergeben ;-)
ISO 9001:2015 geht in die zweite Runde
Das richtige Tool macht die Musik
Im letzten Artikel habe ich euch über unsere Entscheidung ein QMS einzuführen und die ersten Herausforderungen berichtet. Man muss es sich wirklich sehr gut überlegen, ob man diesen Schritt machen will. Doch ich bin überzeugt, dass dies eine sinnvolle Investition für das Unternehmen ist (jetzt wo ich genau weiss, was es ist). Im heutigen Artikel fahre ich dort weiter, wo ich das letzte Mal aufgehört habe.
Um effizient ein Qualitätsmanagementsystem nicht nur aufzubauen sondern auch zu maintainen, waren wir auf der Suche nach einem handlichen Tool. Ich werde ehrlich sein, es gibt wirklich mehrere dutzende Angebote zu finden. Es hat mich selbst erstaunt wie viele Anbieter es gibt. Ein Grossteil hat ihren Sitz in Europa und wir haben sogar einige Schweizer Anbieter finden können. Doch die Anzahl an Angeboten hat uns dennoch nicht überzeugt, denn die Qualität dieser Qualitätsmanagement Software waren sehr ernüchternd.
Ich konnte teils bereits auf der Website des Anbieters erkennen, dass die Software nicht zu gebrauchen war. Also wenn eine Website im Jahr 2022 nicht responsive ist, dann lieber vom Netz nehmen als das anbieten. Und ich rede nicht von mobile responsive, sondern von verschiedenen Bildschirmgrössen von Desktop! Vielleicht habe ich auch nur hohe Ansprüche...
Da es uns vor allem um die eigentliche Software ging und nicht um die Website, haben wir da ein, zwei Augen zugedrückt. Roger dachte, es wäre am besten, wenn wir einige Tools kostenlos testen können. Danach vergleichen, evaluieren und entscheiden. Jedoch eine Testversion zu erhalten war mit Komplikationen verbunden (Gott, waren wir naiv). Bei manchen Anbietern muss man zuerst eine einstündige Zoom Präsentation mit einer/m Verkaufsberater/in durchleben. Erst dann erhält man einen Link zur Testversion. Jetzt könnt ihr selbst rechnen, wenn man sieben Tools testen will, wieviel Zeit draufgeht für Zoom Präsentationen (wenigstens keine Teams Besprechungen).
Zum Glück gab es Anbieter, welche die Testversionen wie warme Semmeln verteilt haben. Doch auch da wieder Ernüchterung (Naivität kennt keine Grenzen). Ich werde hier wieder ehrlich sein. Zusammenfassend kann ich sagen diese Tools sind uralt und bieten meist nur 80% der erwünschten Funktionen. Die UX/UI (user experience & user interface) sind weder intuitiv noch angenehm für die Augen. Aber auch da habe ich wohl einfach zu hohe Ansprüche.
Wir haben getestet und verglichen was das Zeug hält. Und da kamen drei Tools in die engere Wahl. Hier kurz einige Punkte, die uns wichtig waren beim Vergleich:
- Funktionen
- Generierung von Prozesslandschaften
- Kreieren von visuellen Prozessen
- Erstellen von Dokumenten mit Formatvorlagen
- User Permissions (für Mitarbeiterinnen und Audits)
- Exit - falls wir das Tool nicht brauchen, wie können wir exportieren
- Support
- Hosting - self-hosting vs. beim Anbieter
- Pricing
Beim letzten Punkt - Pricing - sind mir bald Flügel gewachsen. Ich habe selten so ein undurchsichtiges Pricing gesehen. Die Bezeichnungen sind einfach nicht klar und man muss wirklich darauf achten (Wortklauberei!) was geschrieben ist. Ausserdem ist das Pricing komplexer als meine Maturarbeit. Da es unzählige Variationen gibt, muss man sich die Bausteine wie Lego selbst bauen, um das beste Preis-/Leistungsverhältnis zu finden. Nach einigen verbrannten Hirnzellen konnten wir das ideale Pricing für uns finden.
Nach vielem Hin und Her und Diskussionen konnten wir uns schlussendlich doch für ein Tool entscheiden. Diese Entscheidung war wirklich nicht leicht. Es kam sogar die Idee auf ein eigenes Tool zu entwickeln (zum Glück hat uns Sarah diese Idee ausgeredet). Wir sehen nun den Sinn eines solchen 80% fertigen Tools. Unser Favorit erfüllt die meisten gewünschten Funktionen, auch wenn das UI noch viel Luft nach oben hat (ich mag eben Ästhetik).
Die nächsten Schritte
Die erste Etappe des Kilimanjaro
Nun da wir ein Tool haben für unser Qualitätsmanagementsystem, können wir mit der eigentlichen Arbeit beginnen. Das heisst, bestehende Prozesse und Verfahren dokumentieren. Und fehlende Prozesse definieren. Zum Glück sind bei der Smartfactory die meisten Prozesse detailliert dokumentiert. Dies liegt wahrscheinlich daran, dass wir ein Softwareunternehmen sind. Ich erklär das mal.
Bei Software Entwicklern und generell Geeks in der IT werden verschiedene Prozesse dokumentiert. Man spricht von den "docs" oder "Readme's". Aus welchem Grund? Es kommt sehr häufig der Fall vor, dass jemand etwas replizieren muss, was bereits von einer anderen Person gemacht wurde. Anstatt dass dieser jemand alles neu für sich erfinden muss, kann er oder sie einfach die saubere und detaillierte Dokumentation des Vorgängers lesen und die Schritte nachlaufen. Eine Dokumentation ist eigentlich eine Anleitung, meist digital und mit Verlinkungen und Verweisen zu anderen Ressourcen.
Ein weiterer Fall ist die Dokumentation von Störfällen. Darin wird meist beschrieben aus welchen Gründen ein Störfall entsteht. Und wenn möglich noch wie man diese Störfälle behebt. Das ist durchaus praktisch. Wenn z.B. Störfall 13b auftaucht, kann ich in der Dokumentation lesen und die dazugehörige Behebung zu 13b anwenden.
Und dieses Prinzip hat die Smartfactory im ganzen Unternehmen umgesetzt und stets ausgearbeitet. Nun müssen wir unsere Docs mit denen von der QM anpassen und in der Software ablegen. Das Ziel ist es alles zusammenzutragen, sprich das QMS befüllen. Sobald wir sämtliche Prozesse und Verfahren abgelegt haben, kommen wir in die Review Phase. Dabei werden wir Probeläufe für Auditoren durchgehen und Verbesserungen vornehmen.
Unsere nächsten Schritte
Unser Weg bis zum Oktober
Bis Mitte September wollen wir alles in unserem QMS abgelegt haben. Denn danach können wir es von einer Auditstelle prüfen lassen. Doch bis dahin liegt noch viel Papierkram auf unserem Weg. Und ja, wir brauchen noch einen Auditor.
Auch da haben wir die Auswahl an einigen Anbietern. Werden wir uns für eine Auditstellle entscheiden und können wir unsere Deadline einhalten?
Dazu mehr im nächsten Artikel über ISO 9001.
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