Das obenstehende Bild dürfte nach den letzten zwei Monaten wohl allen vertraut sein: Sitzungen finden digital statt statt physisch und die ersten Minuten jeder Sitzung laufen – je nach Digitalisierungsgrad der Teilnehmer – mehr oder minder gleich ab: «Hört ihr mich?», «Fritz, wir sehen dich nicht», «Vreni, kannst du dich bitte stummschalten». Besonders Unternehmen, die bisher die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vernachlässigt haben, wurden eiskalt erwischt und regelrecht durchgeschüttelt. Über Nacht mussten neue Tools gefunden und implementiert werden und so mancher Mitarbeiter in einem Crashkurs geschult wurden.

Aber wie ist es in dieser Situation Smartfactory ergangen? Wir sind ja schon immer stolz darauf gewesen, dass bei uns alles digital, vernetzt und automatisiert ist. Deshalb ist uns der Umstieg ins Homeoffice auch leicht gefallen. Unsere Kernprozesse und Tools sind schon lange digital. Und da wir jedes Jahr gemeinsam verreisen und viele Mitarbeiter regelmässig einzelne Tage vom Homeoffice aus arbeiten, war die Situation auch nicht komplett neu.

Dennoch ist es ein Unterschied, ob nur einzelne Personen einen Tag lang von zuhause aus arbeiten – oder das ganze Team während mehreren Wochen. Auch wir haben in den letzten Wochen einiges gelernt:

Fixe Arbeitszeiten statt Blockzeiten

Wir haben die Blockzeiten vorübergehend abgeschafft und stattdessen fixe Arbeitszeiten und Mittagspausen für das ganze Team eingeführt. So erübrigt sich die Frage, wer wann online ist und man weiss genau, wann man mit jemandem rechnen kann.

Das physische Büro virtuell nachgebaut

Für uns ist Slack schon seit Jahren der Lebensnerv des Unternehmens. Alle wichtigen Tools sind über Integrationen eingebunden und ein Call kann innert Sekunden über das Kommando /call gestartet werden. Dennoch fanden wir, dass wir das «schnell zum PM ins Büro gehen um eine Frage zu stellen» vermissen.

Deshalb haben wir kurzerhand unser Büro digital nachgebaut. Im Gamer-Tool Discord haben wir für jeden physischen Raum in unserem Büro auch einen digitalen Raum erstellt – inklusive Kaffeeküche und WC.

So kann jeder mit einem Klick in einen anderen Raum wechseln und dort sofort mit den Kollegen sprechen – ohne vorher einen Call initieren zu müssen..

Welches ist die beste Videocall-Software?

Unser geliebtes Slack unterstützt leider nur Anrufe mit bis zu 15 Personen – zu wenig. Deshalb haben wir verschiedene Tools für Videoconferencing ausprobiert. Da wir den Dienst auch mit Kunden nutzen wollten, war die Vorgabe klar: Möglichst einfach, möglichst keine Softwareinstallation, möglichst kein Schrott: Damit waren Zoom (Datenschutz!) und Skype schon mal raus. Anschliessend haben wir verschiedene Tools durchprobiert.. von 3CX Videoconferencing über verschiedene Jitsi und Whereby bis zu Google Meet. Dort sind wir dann auch hängen geblieben. Einerseits, weil es dort am wenigsten Probleme gab und andererseits, weil Meet als Plan B eine Nummer bietet, über die man sich per Telefon einwählen kann, wenn es mit dem Notebook nicht klappt.

Bye-Bye Planning Board

Wir waren schon immer sehr stolz auf unser Lego-Planungsboard. mit dem wir bei uns im Büro die rollende Ressourcen- und Projektplanung für die nächsten 16 Wochen vornehmen. Vor rund zwei Jahren haben wir uns bewusst gegen eine digitale Lösung entschieden, und stattdessen tausende von bunten Legosteinen gekauft. Wir sind nach wie vor von den Vorteilen dieser Art der Planung überzeugt (zentral, sehr gute Sichtbarkeit) und vermissen das Legoboard, aber während dem Coronalockdown ist diese Lösung trotz Webcam-Integration nicht praktikabel. Deshalb haben wir vorübergehend und widerwillig auf ein Google Spreadsheet umgesetzt.

Das Telefon abnehmen ist gar nicht so einfach

Schon an normalen Bürotagen geraten wir mit dem Telefondienst manchmal an unsere Grenzen. In einem Büro, wo der Grossteil der Mitarbeiter mit Kopfhörer arbeitet, ist es gar nicht so einfach, das jeder das Telefon immer hört. Im Homeoffice kamen aber weitere Herausforderungen hinzu: Erstens war das Netz unabhängig vom Internetprovider vor allem während den ersten Wochen ziemlich überlastet – und hohe Latenzen sind nun einmal Gift für VoIP. Hinzu kommt, dass unsere selbstgehostete Telefonanlage auf der Basis von 3CX in Kombination mit der Netzwerkhardware von Ubiquiti offenbar ihre Macken hat, vor allem wenn es ums Weiterverbinden geht. Da wünscht man sich hin und wieder die guten alten analogen Telefonie-Zeiten zurück.

Der Lagerkoller kommt – früher oder später

Auch wenn ich an dieser Stelle allen Kolleginnen und Kollegen ein Kränzchen winden muss: Ihr habt während dem Lockdown wirklich sensationell gut, pflichtbewusst und professionell gearbeitet! Aber irgendwann einmal hat man einfach – pardon – die «Schnauze voll» und möchte das Team auch wieder einmal in Echt sehen. Auch ein Feierabendbier funktioniert digital halt einfach nicht wirklich. Deshalb haben wir uns auch entschieden, ab Anfang Mai – natürlich unter Einhaltung der Hygieneregeln und von Social Distancing – zumindest wieder teilweise und in reduzierter Belegschaft im Büro zu arbeiten, mit dem Ziel dass wir bis Ende Juni wieder den Normalzustand erreichen. Aber eben, da hat wohl das neuartige Coronavirus auch noch ein Wörtchen mitzureden... Deshalb: immer schön Hände waschen und Abstand halten. Auf dass wir bald alle wieder vereint sind.